خواطر تربوية العدد:2 – إدارة الاجتماعات المدرسية – العام الدراسي 2020/2021م

خواطر تربوية العدد:2 العام الدراسي 2020/2021م

21/11/2020م

إدارة الاجتماعات المدرسية

إعداد الدكتور: عبد الغني محمد إسماعيل العمراني

عزيزي التربوي، عزيزتي التربوية …. السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.

إنّ الملاحظ للاجتماعات التي تعقد في مدارسنا سواء، اجتماعات مجالس المدارس، أو اجتماعات المعلمين، أو اجتماعات اللجان المدرسية؛ بل وحتى الاجتماعات الطلابية تنتهي للأسف بالفشل!. فبالرغم من حرص المديرين والتنفيذيين على إنجاح الاجتماعات، فإنّ الفشل دائماً ما يكون من نصيب معظم الاجتماعات!.

لماذا يحدث ذلك الفشل، يحدث ذلك عندما يزداد عدد الاجتماعات، أو تعقد الاجتماعات دون سبب أو مبرر لعقدها، وعندما لاتُحدد أهداف الاجتماعات، وعندما لايتم الالتزام بالوقت المحدد للاجتماع، بداية ونهاية، وعندما، لايكون مكان الاجتماع مناسب، وعندما  لا يعد جدول أعمال الاجتماع، وعندما لا تدار الاجتماعات الإدارة السليمة، من حيث المناقشة وتبادل الآراء والاتفاق على قرارات سليمة، وعندما لايدون محضر الاجتماع بالطريقة السليمة؛ كل ذلك لايجعل الاجتماعات تؤتي ثمارها، وعندها تصبح مضيعة للوقت والجهد.

لذلك ستكون خاطرة اليوم عن موضوع إداري مهم، ألا وهو إدارة الاجتماعات المدرسية، التي تلعب دورا مهماً وفعالاً في الإدارة المدرسية، ويكون لها أثرها الفعال إذا ما أحسن تنظيمها وتوجيهها بحيث تؤدي الغرض منها وهي تتيح الفرصة للتفكير التعاوني البناء ووضع الخطط والبرامج، وفيها أيضا فرصة لتعرف المدرسين على أحوال المدرسة وما يجري فيها من أمور.

وتُعدُّ الاجتماعات المدرسية وسيلة لتحقيق الأهداف المدرسية، لأنها تحقق وحده الفكر والفهم لأهداف المدرسة وخططها وسياساتها كما تساعد أيضا على اتخاذ قرارات سليمة خاصة في المشاكل المعقدة التي تتطلب تبادل الخبرات وذلك لما تتيحه من المشاركة، وعدم الاعتماد على التخمين في حل المشاكل، وتصور العوامل التي تؤثر فيها فضلا عما تسهم فيه في تحقيق التعاون ورفع الروح المعنوية، وتنمية العلاقات الإنسانية في المدرسة وتحقيق المزيد من الترابط والفهم المشترك والتعاون بين المدرسة ومختلف الجهات التي لها علاقة بالمدرسة، فالتفكير الجماعي يزيد من القدرة على العمل الجماعي ، كما أنه يسهل أن يتقبل الأفراد القرارات التي ساهموا في اتخاذها في الاجتماع ، وترتفع روحهم المعنوية حيث يشعر كل منهم بالاعتراف بجهوده في الوصول إلى القرار أو إلى حل مشكلة معينه.

والاجتماعات من أفضل الوسائل في حل المشكلات المدرسية بمختلف أنواعها، كالمشكلات السلوكية والتحصيلية للطلبة، ومشكلات المعلمين، ومشكلات أولياء الأمور، والمشكلات المالية والإدارية، وغيرها من المشكلات التي قد تعيق تحقيق الأهداف المدرسية.

ولكي يحقق الاجتماع المدرسي أهدافه يجب أن يخطط له بحيث يحدد الغرض منه،  فلا يطلب من العضو التوجه إلى اجتماع دون أن يعرف الغرض منه، كما يجب أن تحدد موضوعات المناقشة في الاجتماع والأعضاء الذين يشتركون فيه وموعده، فضلا عن إعداد كافة الترتيبات اللازمة لعقد الاجتماع وإجراء المراجعة النهائية قبل الاجتماع.

ويمكن أن نتناول كيفية إدارة الاجتماعات من خلال النقاط الآتية:

أولاً: مرحلة ما قبل الاجتماع، أي مرحلة التحضير والإعداد:

وفي هذه المرحلة لابد من تحديد القضايا الآتية:

‌أ.          الهدف من الاجتماع.

‌ب.        حسن اختيار الأعضاء المشتركين في الاجتماع .

‌ج.         تحديد رئاسة الاجتماع  .                   

‌د.          إعداد جدول الاجتماع .

سوف نتناول هذه الأربع القضايا بالتفصيل:

‌أ.          هــــــدف الاجتمـــاع:

تعقد الاجتماعات لأسباب كثيرة ومختلفة، ويراعى مقدماً توضيح أساب عقد الاجتماع لكل من رئيس الاجتماع والأعضاء المشاركين، ولا شك أنّ ذلك يساعد على إنجاح الاجتماع، ويكون الغرض من وراء معظم الاجتماعات أحد الأسباب الآتية:

­           نقل المعلومات والنصيحة وتوصيلها.

­           إصدار التعليمات.

­           بحث الشكاوى أو الفصل في المنازعات.

­           إصدار القرارات ومباشرتها.

­           استحداث أفكار مبتكرة.

­           تقديم أطروحات للمناقشة عادة ما تتعلق بالحلول النهائية.

ويشترط في الأهداف أن تكون محددة على هيئة أفعال و إجراءات لابد من إنجازها لا على هيئة نقاط للنقاش، أي أن تشير بوضوح إلى ما يجب أن يتحقق لا إلى ما يجب أن يفعل وأن تكون كذلك معروفة لجميع المشاركين.

‌ب.        حسن اختيار الأعضاء المشاركين في الاجتماع

­           كلما كان المستوى الثقافي والتعليمي وخبرة الأعضاء والمجتمعين متقاربة كلما أدى ذلك إلى مزيد من التفاعل  .

­           كلما كان المستوى الثقافي والتعليمي والخبرة للأعضاء المشاركين مرتفعا أدى ذلك إلى ارتفاع مستوى المناقشات والوصول في أقرب وقت إلي قرارات وتوصيات حكيمة  .

­           كلما كان عدد الحاضرين في الاجتماع محدداً من قبل أدى، ذلك إلى حسن النظام والانضباط ولا مانع من أن يسعى منظمو الاجتماعات إلى ضم عدد كاف من الأعضاء الذين يتميزون بالحيوية والحماس والخبرة،  بعد التأكد من مواقفهم الإيجابية تجاه هدف الاجتماع.

‌ج.         تحديد رئاسة الاجتماع :

إنّ لرئيس الاجتماع تأثير كبير على تحقيق النجاح ، فكلما كان الرئيس قادراً على القيادة وخبيراً وحكيماً وحازماً كان لذلك أثره الكبير على زيادة فعالية الاجتماع .

            وينبغي أن يتصف  رئيس الاجتماع بالآتي:

­           لا يفرض رأياً معيناً على الأعضـاء .

­           قادر على ضبط النظام داخل الاجتماع، ومنع تـداخـل الـمنـاقشــات أو الـتـحــدث في             مـوضـوعــــــات خــارجـيــة عـن جـــدول الأعـــمـــال  .

­           يستطيع أن يفرض على الأعضــاء الالـتـزام بـقـــواعــــد الـذوق والـسـلوك الـســلـيــم عـنــد   مـنـاقـشـاتـهــم ، وخــبـيــر في الـتــعـامـل مـع الآخــــرين.

­           لـديــه القــدرة عـلـى الـتـحــلـيـل والـدراســة الـوافــيــة لـمـا هــو مـعــروض لـتـنـاوله.

­           عـلـى درايــة وافـيــة بالـلـوائــح والـقــوانـيــن الـمـنـظـمـــة للاجتماعات .

‌د.          إعــداد جــــدول الأعـمـــال:

يقوم المنسق بالاشتراك مع رئيس الاجتماع بإعداد جدول الأعمال ويتضمن، جدول الأعمال بيان عن الاجتماع ، وتاريخ انعقاده ومحدداً فيه ميعاد بدء الاجتماع،  وكذا قائمة بالموضوعات التي ستعرض وتناقش في الاجتماع وعادة ما يتضمن الجدول الأعمال الآتـيــة:

–           الموافقة على محضر اجتماع الجلسة السابقة ( إن وجـد ).

–           الموضوعات المعروضة على المجلس للمناقشة واتخاذ التوصيات أو القرارات بشأنها:

            الموضوع الأول  …………………………………………………..

            الموضوع الثاني …………………………………………………..

            الموضوع الثالث …………………………………………………..

-ما يستجد من موضوعات.    

ويتم ترتيب الموضوعات في جدول الأعمال حسب أهميتها النسبية، وحينما يتضمن الجدول بنداً بما يستجد من موضوعات، فهو يخص الموضوعات العاجلة والملحة التي استحدثت بعد إعداد الجدول،  ويُعدُّ جدول الأعمال جزء لا يتجزأ من الدعوة،  فهو إما يرفق بها ( في حاله تضمينه موضوعات كثيرة ) أو يدمج في الدعوة ( في حالة ما إذا كان الأمر عبارة عن موضوع أو موضوعين يمكن كتابتهما في صلب الدعوة للاجتماع ) حتى يستعد المشتركون لمناقشته قبل الاجتماع.

ثانياً: مرحلة  أثناء الاجتماع

وهي تشمل كافة الفعاليات التي تتم خلال فترة عقد الاجتماع ( الفترة المحددة لبداية ونهاية الجلسة ) ، ويتوقف نجاح إدارة الاجتماع في هذه المرحلة على مدى جودة الإعداد لها في المرحلة السابقة ، كما يعتمد على مدى تفهم كل من رئيس وأعضاء الاجتماع للأدوار المطلوبة منهم وتنفيذها على الوجه المطلوب.

ويعتمد نجاح إدارة الاجتماع كذلك على مدى تفهم كل من رئيس وأعضاء الاجتماع للأدوار المطلوبة منهم وتنفيذها على الوجه المطلوب ، ومن هذه الأدوار:

أولا : الأدوار المطلوبة من أعضاء الاجتماع:

1.         معرفة الهدف من الاجتماع والدور الذي يلعبه فيه .

2.         قراءة المعلومات المرتبطة بموضوعات الاجتماع قبل حضوره حتى يشارك في الاجتماع بفعالية.

3.         الحضور إلى مكان الاجتماع في الوقت المناسب ، أو الاعتذار وإنابة عضو آخر ملم بالموضوع في الحضور عنه.

4.         عدم مغادرة قاعة الاجتماعات أثناء الانعقاد إلا لأسباب ضرورية يأذن بها رئيس الاجتماع.

5.         الاستئذان للمشاركة في إبداء الرأي والمناقشة ، وأن تكون بشكل موضوعي وخالي من التحيز أو التعصب.

6.         الاستفسار عن المعلومات أو الموضوعات غير الواضحة أو غير المفهومة أثناء الاجتماع

7.         الاستعداد العالي لتقبل الآخرين والإصغاء إليهم.

8.         الابتعاد عن الاتجاهات السلبية نحو الاجتماع أو بعض الموضوعات المطروحة فيه للنقاش.

9.         الالتزام بآداب الحديث مع الآخرين أثناء النقاش أو الاستفسار .

 ثانيا : أهم الأدوار المطلوبة من رئيس الاجتماع :

1.         مراجعة كافة التعليمات والمعلومات والتجهيزات اللازمة للاجتماع قبل حضور الأعضاء ، وتوجيه لجنة السكرتارية باستقبال الأعضاء المشاركين في الوقت والمكان المحدد .

2.         أن يستحضر في ذهنه المراحل الأربع التي يمر بها الاجتماع  وأن يعمل على الاستفادة منها ، وتلك المراحل الأربع هي :

‌أ.          تشكيل الاجتماع : مرحلة البدء بالاجتماع ، وفي هذه المرحلة يدرس المشاركون بعضهم بعضا ويسعون لمعرفة مواقف الآخرين وخلفياتهم .

‌ب.        ‌المرحلة العاصفة : مرحلة النقاش والرد ، وفي هذه المرحلة يبدأ المشاركون بالانفتاح والانهماك في مناقشات وتحديات كلامية ، قد تؤدي إلى سوء تنظيم الاجتماع .

‌ج.         ‌مرحلة التطبيع : مرحلة العمل بإنتاجية ، وفيها تتطور الأفكار ويتم الوصول إلى تسويات ، وترسيخ إطار عام واضح يمكن الجميع من معرفة ما هو مطلوب منهم .

‌د.          ‌مرحلة الأداء : مرحلة النتائج ، وفيها يولد المجتمعون إجماعا ويحصلون على النتائج .

3.         افتتاح الاجتماع في الوقت المحدد مع مراعاة النواحي التالية : الترحيب بالمشاركين ، وإتاحة الفرصة لهم للتعريف بأنفسهم ، وحصر الغائبين ، والتذكير بهدف وأهمية الاجتماع أو مراجعة نتائج الجلسة السابقة ، والتعريف بالمواضيع المحددة للمناقشة ، والتأكيد على الالتزام بالوقت .

4.         اختيار مقرر ولجنة صياغة لوقائع جلسة الاجتماع ، وذلك بالاتفاق مع أعضاء الاجتماع .

5.         طرح موضوعات الأعمال في الوقت المحدد ، وتشجيع الأعضاء على إبداء وجهات نظرهم واستثارة حماسهم ودافعيتهم للمشاركة في النقاش.

6.         إعطاء العناية الكافية لنوع الأسئلة التي تثار في الاجتماع .

7.         توجيه النقاش ومنعه من الانحراف عن هدفه ( إيقاف النقاشات الجانبية ، استئثار بعض المشاركين بالكلام لفترة طويلة …. الخ ) .

8.         حفظ النظام داخل الاجتماع ، والحسم في مواجهة أي محاولات للخروج بالاجتماع عن هدفه .

9.         فرض آداب الحديث وقواعد المناقشة على المشاركين وعدم السماح لأي فرد بالانحراف عنها .

10.       اختيار الأسلوب الملائم للتعامل مع المشاركين وفقاً لنمط شخصية كل فرد منهم (المعارض ، والمتعالي ، والمتعصب ، والثرثار ، والمنطوي …. الخ) .

11.       بلورة النقاشات للحصول على إجماع على النتائج ، وذلك من خلال الإعلان عن نقاط الاتفاق وتدوينها أولا بأول ، وإعادة مناقشة نقاط الاختلاف والإعلان عن اقرب النتائج المحتملة للاتفاق .

12.       اختتام الاجتماع في الوقت المحدد بشكل مثير لحماس الأعضاء ، ويراعى في ذلك : إعادة تذكير الأعضاء بأهداف الاجتماع وما تحقق منها ، تلخيص أهم ما توصل إليه الاجتماع من نتائج وقرارات ، توجيه الشكر للأعضاء على ما قدموه ، تكليف الأعضاء بإنجاز ما أوكل إليه من مهام ، إبلاغ الأعضاء بموعد الاجتماع القادم إن لزم الأمر .

المرحلة الثالثة : مرحلة ما بعد الانعقاد .

يجب فور انتهاء الاجتماع ،  إعداد محضر مطبوع بذلك ، ويجب أن يتضمن المحضر النقاط التالية :

1.         عنوان يشير إلى موضوع الاجتماع وتاريخ ومكان انعقاده .

2.         قائمة بأسماء الأشخاص المشاركين .

3.           اعتذارات الأشخاص الذين لم يحضروا .

4.         اسم رئيس الاجتماع .

5.         جدول الأعمال .

6.         ملخص عن ما تم القرار عليه في كل بند في جدول الأعمال .

7.         خلاصة توزيع المسئوليات بالأسماء على الإجراءات التنفيذية التي تم الاتفاق عليها.

8.         تحديد زمن تنفيذ كل قرار، وتحديد المكلف بالتنفيذ.

9.         تحديد نهاية الاجتماع وموعد الاجتماع التالي.

10.       المستندات المتداولة في الاجتماع.

وبعد الانتهاء من إعداد المحضر وتأكد الرئيس من خلوه من الأخطاء فانه يقوم وكافة الأعضاء الحاضرين بالتوقيع عليه ومن ثم توزيع نسخة منه على كل الأعضاء المشاركين في الاجتماع .

وفي الختام أرجو أن تلك الخواطر التي قدمتها  في عدد  اليوم  تعين العاملين في المدارس وبوجه خاص مدير المدرسة والوكلاء في إدارة الاجتماعات إدارة سليمه حتى تتحقق للمدارس  أداء رسالتها  على أكمل وجه.

والله الموفق.