خواطر تربوية العدد:3 (كتابة محضر الاجتماعات المدرسية) العام الدراسي 2020/2021م
خواطر تربوية العدد:3 العام الدراسي 2020/2021م
28/11/2020م
كتابة محضر الاجتماعات المدرسية
إعداد الدكتور: عبد الغني محمد إسماعيل العمراني
عزيزي التربوي، عزيزتي التربوية …. السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
تناولنا في الحلقة الثانية من (خواطر تربوية) مهارة إدارة الاجتماعات المدرسية، وهذه الاجتماعات إن لم يدون في نهايتها محضراً أول ملخصاً يسجل فيه كل ما دار من مناقشات وموضوعات وقرارات، وتوزيع للمهام التي أسفرت عن الاجتماع، ووقت إنجازه، والأشخاص الذين يتم توزيع العمل عليهم، وتحديد موعد الاجتماع القادم قبل انفضاض الجلسة، ثم طباعته وتوزيعه على المشاركين في هذا الاجتماع بعد أيام من انعقاده. إن لم يتم ذلك فلا جدوى ولا فائدة في تلك الاجتماعات، بل تصبح تلك الاجتماعات مضيعة للوقت؛ لأن كل ما دار فيها من نقاش، وكل القرارات التي تم التوصل إليها تذهب أدراج الرياح. لذلك فخاطرة اليوم سوف تخصص لكتابة محاضر الاجتماعات.
تُعدُّ كتابة محضر الاجتماع من الأمور والمهارات الضرورية والمطلوبة لمدير المدرسة والوكلاء وغيرهم من المعلمين والإداريين والفنيين الذين يرأسون أي اجتماع، بل قد يُعدُّ مهما لاجتماعات اللجان والمجالس الطلابية.
ومحضر الاجتماع هو مستند يقوم بكتابته أحد المسؤولين عن الاجتماع الذي تعقده المدرسة في أي مستوى من مستوياتها، وتتم كتابة المحضر بعد انتهاء الاجتماع؛ لذلك يكتب المحضر بصيغة الماضي ويذكر المشاركون فيه باستخدام ضمير الغائب، ويتضمن محضر الاجتماع العناصر الآتية:
1. تاريخ انعقاد الاجتماع الذي يحوي اليوم والتاريخ والساعة .
2. رقم الاجتماع.
3. مكان انعقاد الاجتماع.
4. اسم رئيس الاجتماع.
5. اسماء المشاركين والمدعوين.
6. اسماء الذين تغيبوا عن الاجتماع بعذر.
7. اسماء الذين تغيبوا عن الاجتماع بدون عذر.
8. عنوان الاجتماع.
9. الهدف من الاجتماع.
10. جدول أعمال الاجتماع.
11. البنود التي تمت مناقشتها أثناء الاجتماع.
12. الآراء والاقتراحات التي طرحها الحضور .
13. توزيع المهام التي أسفرت عن الاجتماع.
14. الأشخاص الذين تم توزيع المهام عليهم.
15. تحديد وقت إنجاز المهام.
16. غلق محضر الاجتماع.
17. التوقيعات.
طريقة كتابة محضر اجتماع:
يقوم مقرر الاجتماع، أو ما يطلق عليه بأمين السر بإحضار قلم ومفكرة بحجم مناسب أو من خلال شراء سجل كبير خاص بتدوين محاضر الاجتماعات، ثم يقوم بتدوين الآتي:
1. كتابة تاريخ وموعد انعقاد الاجتماع في البداية وبشكل دقيق، أي الوقت بالساعة والدقيقة والتاريخ باليوم والشهر والسنة.
2. تسجيل أسماء جميع المشاركين بالاجتماع في حال كان عدد الحضور قليلا، أما في الاجتماعات الكبيرة فيمكنه توزيع ورقة تحتوي على جدول لأخذ المعلومات من الحضور، بحيث يمررها عليهم بطريقة مناسبة، بالإضافة إلى تدوين أسماء المتغيبين عن الاجتماع.
3. يقرأ جدول أعمال الاجتماع على الحضور، أي المواضيع التي سيتم مناقشتها وطرحها بالاجتماع من أجل فتح المجال لتعديلها أو الإضافة إليها أو غير ذلك، ثم يعيد ترتيبها بشكل جيد.
4. يقوم بقراءة محضر الاجتماع السابق على الحضور للوقوف على آخر المستجدات ومتابعة ما تم مناقشته والاتفاق عليه بالاجتماع السابق، ويفضل توزيعه على الحضور قبل انعقاد الاجتماع.
5. على المقرر أن يكون موجزا في تدوين الملاحظات، فالتفاصيل غير المهمة لا يكتبها، بل يكتب الأمور والنقاط الرئيسية فقط؛ لتخفيف وانقاص العبء والمجهود عليه.
6. يقوم المقرر بإرفاق جميع التقارير والأوليات والمرفقات الخاصة بمواضيع جدول الأعمال.
7. يقوم المقرر بتدون وبشكل دقيق المهام التي تم التكليف بها والأشخاص المكلفين بكل مهمة ، والوقت المحدد للانتهاء من كل مهمة، ومتابعة التزامهم بها.
8. على المقرر أن يكتب الآلية التي بواسطتها تم اتخاذ القرارات، فقد يكون هناك تصويت من الحضور على نقطة تم الخلاف عليها، فعلى المقرر تدوين الآلية وعدد الأصوات الرافضة وعدد الأصوات الموافقة كلا على حدة، بالإضافة إلى تدوين القرار النهائي.
9. على المقرر كتابة موعد انتهاء الاجتماع واستكمال جميع البيانات الناقصة بعد انتهاء الاجتماع مباشرة، وعليه أن يتأكد من حصوله على جميع المستندات المهمة مثل ورقة أسماء الحضور والتقارير والمذكرات وغيرها.
10. على المقرر تحديد موعد الاجتماع القادم.
11. على المقرر غلق محضر الاجتماع.
12. على المقرر التوقيع على المحضر، ثم تقديمه لرئيس الاجتماع للتوقيع عليه، وقد تتطلب بعض الاجتماعات توقيعات كل المشاركين في الاجتماع.
. أهمية محاضر الاجتماعات:
1. يعد محضر الاجتماع رصدًا كتابيًا وتوثيقًا دقيقًا لما يدور في تلك الاجتماعات.
2. التوصل إلى قرارات جماعية تتسم بالنضج والعمق والصدق والموضوعية.
3. إتاحة الفرصة للموظفين حديثي الخبرة بالاستفادة ممن هم أقدم منهم خبرة وممارسة وتجربة.
4. رفع معنويات الأعضاء المشاركين من خلال إتاحة الفرصة لهم للتعبير عن آرائهم وأفكارهم والمشاركة في صنع القرارات
5. توثيق ما يدور في الاجتماعات للعودة إليه عند الحاجة.
مهارات كتابة محاضر الجلسات:
1. القدرة على الفهم والاستيعاب وحضور الذهن والبديهة.
2. القدرة على التعبير السليم عما يطرح من موضوعات.
3. القدرة على تسلسل الأفكار وترابطها.
4. القدرة على التلخيص غير المخل بالأفكار المطروحة.
5. الالتزام بالشكل العام المتعارف عليه لمحضر الاجتماع.
6. الترابط أثناء عرض الموضوعات المدرجة في جدول الأعمال.
7. كتابة مسودة للجلسة بعد انتهائها؛ لمراجعتها.
الأمور التي يجب مراعاتها من قبل مقرر الاجتماع عند كتابة المحضر:
من الأمور الهامة التي يجب مراعاتها عند كتابة محضر الاجتماع الأمور الآتية:
1. الجلوس بالقرب من رئيس الاجتماع.
2. كتابة الاقتراحات وأسماء مقترحيها.
3. كتابة النقاط الرئيسيّة حسب تسلسل مناقشتها.
4. تدوين محضر الاجتماع بصيغة الماضي.
5. عدم كتابة الرأي الشخصيّ لكاتب المحضر.
6. عدم التردد في مقاطعة المتحدث، ولكن بطريقة لطيفة لاستيضاح نقطة معيّنة.
7. مراجعة المحضر ومعالجة أي أخطاء إملائية أو تنسيق.
8. الاحتفاظ بمحضر الاجتماع في مكانه المخصص وبالترتيب حسب الأقدم.
9. كتابة موعد انتهاء الاجتماع واستكمال جميع البيانات الناقصة بعد انتهاء الاجتماع مباشرة، التأكيد من الحصول على جميع المستندات المهمة مثل ورقة أسماء الحضور والتقارير والمذكرات وغيرها.
المهارات الواجب توافرها في كاتب محضر الاجتماع :
1. مهارة الاستماع والإنصات الجيد.
2. مهارة التركيز .
3. الإلمام التام للقواعد اللغوية والإملائية.
4. التمتع بمهارة الخط الجيد والواضح.
5. الإلمام بطبيعة الموضوعات التي تناقش في الاجتماعات
عزيزي التربوي..
عزيزتي التربوية …
بعد الانتهاء من كتابة المحضر من قبل مقرر الاجتماع ، وبعد تأكد رئيس الاجتماع من خلو المحضر من الأخطاء فانّ مقرر الاجتماع يقوم بالتوقيع عليه، ثم يقوم بالتوقيع عليه رئيس الاجتماع، وإذا تطلب الأمر توقيع كل الحاضرين، فيتم التوقيع منهم على المحضر، ومن ثم توزيع نسخة منه على كل الأعضاء المشاركين في الاجتماع.
وفي الختام أرجو أن تلك الخواطر التي قدمتها في عدد اليوم تعين العاملين في المدارس وبوجه خاص مدير المدرسة والوكلاء في كتابة محاضر الاجتماعات كتابة سليمة وصحيحة ومتكاملة وفاعلة تليق بمدير المدرسة وبكل العاملين فيها.
والله الموفق.